Zu diesem Zweck müssen Marktteilnehmer in ihrem Unternehmen die in Artikel 6 EUTR näher ausgeführte Sorgfaltspflichtregelung anwenden, auf dem neuesten Stand halten und regelmäßig bewerten. Der Marktteilnehmer kann statt einer eigenen auch auf eine Sorgfaltspflichtregelung zurückgreifen, die von einer Überwachungsorganisation (Monitoring Organisation) erstellt wurde.
Sorgfaltspflicht/Due Diligence bezeichnet ganz allgemein eine mit gebotener Sorgfalt durchgeführte systematische Risikoprüfung, die auch in anderen Wirtschaftsbereichen von einem interessierten Käufer vollzogen wird (z.B. beim Unternehmenskauf). Dabei wird ein Kaufobjekt auf Stärken und Schwächen und vor allem auf Risiken untersucht, wobei die Analyseergebnisse letztendlich die Kaufentscheidung entsprechend beeinflussen.
Im Sinne der EUTR stellt die Sorgfaltspflicht einen systematischen Ansatz der gesetzlich gebotenen Sorgfalt dar, mit dem ein Marktteilnehmer sich vergewissern muss, dass das Risiko, Holz und Holzerzeugnisse aus illegalem Einschlag auf den Binnenmarkt zu bringen, vernachlässigbar ist.
Artikel 6 Abs 1 EUTR legt den Umfang der Sorgfaltspflichtregelung fest:
- Zugang zu Informationen
- Risikobewertung
- (Gegebenenfalls) Risikominderung
Bestimmungen der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 607/2012
Weitere Vorgaben zur Sorgfaltspflichtregelung sind in der genannten Durchführungsverordnung enthalten:
Anwendung der Sorgfaltspflichtregelung (Artikel 2)
Es besteht die Möglichkeit, eine Sorgfaltspflichtregelung für die gleiche Art von Holz oder Holzerzeugnissen über 12 Monaten hinweg anzuwenden, wenn Folgendes unverändert bleibt:
- Lieferant
- Baumart(en)
- Land/Länder des Holzeinschlags sowie ggf. Region(en) und Konzession(en) für den Holzeinschlag
Wichtig: Der Marktteilnehmer ist jedoch weiterhin verpflichtet, den Zugang zu den Informationen gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a EUTR in Bezug auf jede von ihm in Verkehr gebrachte Sendung von Holz und Holzerzeugnissen sicherzustellen. Denn ohne Kenntnis dieser Informationen kann der Marktteilnehmer nicht beurteilen, ob oben genannte Faktoren tatsächlich unverändert sind.
Informationen über die Lieferungen durch den Marktteilnehmer (Artikel 3)
Hinsichtlich Baumart ist der vollständige wissenschaftliche Name anzugeben, wenn die Verwendung des gängigen Namens nicht eindeutig ist.
Ist das Risiko des illegalen Holzeinschlags eines Landes oder zwischen Konzessionen unterschiedlich, so sind Informationen über die Region des Landes bzw. die Konzession des Holzeinschlages bereitzustellen. In diesem Zusammenhang gilt jede Regelung, die das Recht verleiht, in einem bestimmten Gebiet Holz zu schlagen, als Konzession für den Holzeinschlag.
Aufzeichnungspflichten der Marktteilnehmer (Artikel 5)
Marktteilnehmer müssen angemessene Aufzeichnungen der Informationen zu den Lieferungen gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit a EUTR führen. Diese sind 5 Jahre lang aufzubewahren und der zuständigen Behörde zu Kontrollzwecken vorzulegen.
Weiters müssen Marktteilnehmer bei der Anwendung ihrer Sorgfaltspflichtregelung nachweisen können,
- wie die gesammelten Informationen anhand der Risikokriterien gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b EUTR überprüft wurden,
- wie eine Entscheidung über Maßnahmen zur Risikominderung getroffen wurde und
- wie der Marktteilnehmer den Umfang des Risikos ermittelt hat.
Überwachungsorganisationen
Überwachungsorganisationen sind private Unternehmen, die von der EU-Kommission anerkannt werden müssen, um Marktteilnehmern von ihnen erstellte Sorgfaltspflichtsysteme zur Verfügung stellen zu können. Es steht den Marktteilnehmer somit frei, ein eigenes Sorgfaltspflichtsystem zu etablieren oder ein bereits entwickeltes Sorgfaltspflichtsystem einer Überwachungsorganisation zu nutzen.